Un correcto timbrado de nómina: ¿qué necesitas para lograrlo?
El timbrado de nómina es un proceso de certificación fiscal digital de un recibo de pago implementado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), el cual ampara que los datos y campos de los recibos coinciden con los que tiene la autoridad.
Debido a que este proceso fue implementado para evitar la falsificación de facturas y evasión de impuestos, es importante que las empresas tengan en consideración varios aspectos para evitar contratiempos en sus operaciones.
Uno de ellos es que deben prepararse, pues a partir del 1 de abril la única versión del CFDI que será aceptada por la autoridad será la 4.0 y si no se actualizan y no cuentan con la información fiscal correcta de los trabajadores, no podrán timbrar.
Alberto Serrano, director de Ventuk Nómina, comentó que el uso de esta versión agrega un grado de complejidad, pues es necesario contar con los datos fiscales de los colaboradores previo a que se timbre.
Aunque hubo problemas en un inicio, en las últimas semanas el Servicio de Administración Tributaria (SAT) habilitó opciones en sus servicios para facilitar el proceso. Con esto, las empresas pueden solicitar por única ocasión de manera masiva la información de todos sus colaboradores, o las personas pueden hacerlo de manera individual y entregarla a sus centros de trabajo.
Ante este panorama, es de suma importancia acelerar el proceso de actualización pues muchas organizaciones todavía no lo hacen. Si esto no se cumple, no se podrá timbrar y estos pagos no serán deducibles.
La actualización y conciliación de la información fiscal de las personas ha tenido retos. Sin embargo, Ventuk desarrolló una nueva plataforma que te permite de manera automática conciliar la información y realizar correcciones en varios datos. Conoce más en este enlace.
Se paga la nómina y después se timbra
Otra de las recomendaciones brindadas es que primero se haga el pago de la nómina y luego se haga el timbrado para asegurarse de que la fecha de pago sea la que esté en el timbre.
Hay ocasiones en las que se hace la distribución de la nómina y no se timbra, por lo que hay que tener presentes los límites de tiempo fijados por la autoridad acorde al número de colaboradores con los que cuentan.
Si por alguna razón no se timbra y vence el plazo para hacerlo, habrá una afectación en el pago de impuestos pues se cobrarán los correspondientes a lo no timbrado e incluso recargos por hacerlo a destiempo.
Serrano comentó que la autoridad inició procesos de revisión a los límites de timbrado, los timbres duplicados, diferencias entre mes y mes, entre otros temas.
También para las áreas financieras de la empresa es importante que se reconozcan en la contabilidad los montos de los pagos no timbrados en una cuenta contable distinta, para que estén visibles los movimientos.
Por ello, Serrano recomienda que el proceso de timbrado siga el siguiente orden:
Se capturen excepciones: altas, bajas y cambios.
Se genere la nómina.
Se pague y posteriormente se realice el timbrado.
Se realicen los pagos de las contribuciones.
“¿Por qué se recomienda ese orden? Algunas empresas que han timbrado primero y pagan después, por alguna razón empezaron a tener diferencias en los timbres de los colaboradores por presentarse anomalías en el proceso de dispersión y timbrado, por eso es muy importante que primero se pague y ya que estemos confirmados de que todo se pagó correcto en la fecha, procedemos con el timbrado, ese sería el flujo ideal a seguir”, señaló.
También se sugiere que las empresas preparen con tiempo los timbrados para evitar notificaciones del SAT por inconsistencias.