Las organizaciones suelen aprovechar la tecnología para optimizar procesos, como los relacionados con la comunicación o la manufactura. Sin embargo, es importante considerarla para automatizar tareas administrativas y obtener así beneficios en términos de ahorro y eficiencia.

Durante la reunión mensual de socios de Index Nacional celebrada el miércoles 26 de julio, el director de Ventuk, Alberto Serrano, presentó el tema "Reducción de costos administrativos y su impacto en la productividad", en el que resaltó la importancia de implementar sistemas tecnológicos en las áreas administrativas de las empresas.

De acuerdo con su experiencia, solo una cuarta parte de las empresas han invertido en plataformas especializadas para automatizar estos procesos, mientras que el resto sigue empleando tiempo en actividades manuales que no añaden valor.

Adicionalmente, se ha observado que un 60% de las aplicaciones tecnológicas adoptadas por quienes realizaron la inversión no son utilizadas plenamente; no se aprovechan todas sus funcionalidades o se prefieren controles externos.

Entre los obstáculos identificados se encuentra la falta de integración entre sistemas, así como la resistencia al cambio del personal de las organizaciones.

Serrano señaló que es importante tener en cuenta que el uso de la tecnología y las aplicaciones tiene un impacto directo en la productividad y los costos, especialmente para las empresas que se dedican a la manufactura y buscan optimizar al máximo sus recursos. 

Los beneficios de la tecnología

Para ejemplificar cómo la automatización puede mejorar los procesos, mencionó varios casos en los que se han reducido considerablemente tiempos y costos con la implementación de soluciones tecnológicas de Grupo Vitel, a través de sus empresas; sea Vitel, Ventuk o I-Xport. 

Citó un caso en el que los procesos administrativos de compra tardaban alrededor de 43 horas a la semana en concretarse, y como el uso de sistemas de automatización logró reducirlo a 10 horas semanales. 

Otro caso fue la reducción en un 67% de los tiempos dedicados a temas de capital humano y nómina, eliminando tareas manuales y brindando la posibilidad al personal de fortalecer el análisis de la información.

Indicó también que la conectividad con fuentes externas (como son las dependencias de gobierno, bancos, instituciones financieras y otras) y la integración entre sistemas, son aspectos clave para lograr una operación más eficiente, pues al acceder a la información que tienen las autoridades se pueden realizar conciliaciones y de esa manera cuidar el cumplimiento.

Entre otros beneficios están la mejora de la experiencia del usuario, la utilización más efectiva de la información existente, la adopción de nuevas funcionalidades y la agilización en los ciclos de implantación de diversos procesos.

Con los sistemas de Ventuk puedes automatizar tus procesos de nómina y recursos humanos para agilizar las tareas y que no sean una carga, permitiéndote enfocarte en la toma de decisiones y análisis de la información. Conoce más solicitando una demostración en este enlace.