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Términos básicos de Nómina



Conoce los términos esenciales relacionados con la nómina en México. Este recurso te servirá si estás dando tus primeros pasos en el área o buscas reforzar tu comprensión sobre estos temas.

Nuestro propósito es ofrecerte orientación clara y concreta de conceptos básicos pero muy relevantes para una correcta gestión de nómina.

Nómina

Para las empresas, la nómina es el proceso que implica pagar a los colaboradores por sus labores, considerando deducciones y retenciones. Proceso crucial en la contabilidad financiera de cualquier organización, ya que los impuestos asociados a la nómina tienen un impacto significativo en el ingreso neto.

Desde la perspectiva de los colaboradores, la nómina no solo es el documento que comprueba el pago de su salario por parte de su empleador, sino que algunos también utilizan el término como sinónimo del pago en sí.

La nómina abarca conceptos como el salario bruto, retenciones, deducciones y bonificaciones. Es muy importante elegir un proveedor de nómina adecuado para la empresa y asegurarse de que cumpla todos los aspectos legales y fiscales.

Prenómina

La prenómina es un registro preliminar de los salarios, bonificaciones y deducciones de los colaboradores antes de su procesamiento final. Toma en cuenta datos como la asistencia, permisos, vacaciones y otros aspectos que modifican el monto final del salario que se va a pagar a un colaborador.

Es una etapa importante donde se verifican y calculan los datos antes de generar la nómina definitiva. Suele llamarse también “nómina bruta" o "borrador de nómina”. 


Salario Bruto

El salario bruto es la cantidad total de dinero que un trabajador recibe antes de descontar impuestos y otras retenciones. Incluye el sueldo base, bonos, comisiones y otros pagos antes de cualquier deducción. Es el monto total acordado entre el empleado y el empleador antes de aplicar cualquier descuento.

Salario Neto

El salario neto es la cantidad de dinero que recibe un trabajador después de descontar impuestos y otras retenciones de su salario bruto. Es el monto real que el trabajador recibe en su cuenta, ya descontadas las obligaciones fiscales y de seguridad social. 

IMSS

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una institución que se dedica a proporcionar atención médica, pensiones y beneficios sociales, entre otros, a las personas afiliadas a esta y sus familias.

Las empresas en México están obligadas a cumplir con las regulaciones del IMSS, lo que incluye el registro de los trabajadores en esta institución, el pago de cuotas y la presentación de la información requerida.

No cumplir con las regulaciones del IMSS puede resultar en sanciones, multas y problemas legales.


Infonavit

El Infonavit, o Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, es una entidad mexicana que proporciona créditos para que los trabajadores puedan comprar viviendas.

Su relevancia en los procesos de nómina de las empresas en México está en que estas deben retener y pagar las aportaciones tanto de los trabajadores como las propias al Infonavit. Esto requiere una gestión precisa en los procesos de nómina.

ISR

El ISR (Impuesto Sobre la Renta) es un impuesto directo en México sobre los ingresos de los trabajadores. Se aplica a personas y empresas que residen en México, sin importar la procedencia de sus ingresos.

En nómina, las empresas tienen la obligación de retener y pagar el ISR de sus empleados al Servicio de Administración Tributaria (SAT) y realizar el cálculo de acuerdo con las tablas y tarifas de este.

El ISR es crucial en la gestión de nómina, ya que su correcto cálculo y retención son fundamentales para el cumplimiento legal y fiscal de las empresas.

CFDI

El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es un documento fiscal electrónico en México que respalda transacciones de compra-venta y valida ingresos y deducciones fiscales.

Contiene detalles como RFC, descripción, monto total e impuestos. Se generan y conservan electrónicamente, siguiendo lineamientos del SAT. Son fundamentales para la contabilidad y cumplimiento fiscal pues reemplazan los comprobantes impresos, brindando seguridad y control en operaciones comerciales.


Percepciones

Las percepciones en la nómina engloban los ingresos que un trabajador recibe como parte de su salario, como el salario base, bonos, horas extra, entre otros elementos. Estos ingresos constituyen el salario bruto del trabajador y sirven como base para calcular impuestos y otras retenciones.


Deducciones

Las deducciones son los montos que se quitan del salario bruto de un colaborador, como el ISR, cuotas del IMSS, y aportaciones a fondos de ahorro, entre otros.

En el recibo de nómina del colaborador se deben reflejar tanto las percepciones como las deducciones de forma clara y detallada. Esto garantiza que tenga una visión completa de su compensación y los descuentos aplicados.


Salario Base de Cotización

El Salario Base de Cotización (SBC) es el promedio de lo que un trabajador gana por día, y se utiliza para calcular las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Infonavit.

El SBC está  integrado  por el sueldo diario, factor de integración, percepciones fijas y percepciones variables. Estás dos últimas pueden no existir en el cálculo.

Este concepto es importante para las empresas, ya que determina las contribuciones mensuales para la prestación de pensiones, cuotas al IMSS y al Infonavit.

Te puede interesar: ¿Qué usos tiene el Salario Base de Cotización?


Aguinaldo  

El aguinaldo es un beneficio anual que los empleadores están obligados a pagar a sus empleados en México. Equivale a por lo menos 15 días de salario y debe pagarse antes del 20 de diciembre.

Este pago adicional ayuda a los trabajadores a cubrir gastos extras durante la temporada navideña y fin de año. El aguinaldo está protegido por la ley laboral mexicana y su cálculo se basa en el salario diario del trabajador y en el tiempo que lleva laborando en la empresa.

Prima Vacacional

La prima vacacional es un pago adicional al salario que se le otorga al trabajador para disfrutar de sus días de descanso. En México, está establecida por la Ley Federal del Trabajo y corresponde al menos al 25% de lo que el trabajador percibe por día.

Este beneficio se paga cuando el trabajador toma sus días de vacaciones o al cumplir un año de servicio. El cálculo de la prima vacacional se basa en el salario diario del trabajador multiplicado por el número de días de vacaciones, y el resultado se multiplica por el 25%.

PTU

El PTU (Participación de los Trabajadores en las Utilidades) es un derecho laboral en México que garantiza a los empleados una parte de las utilidades de la empresa. Se calcula anualmente con base en las utilidades netas de la empresa y se distribuye entre los trabajadores en proporción a sus salarios.

La ley establece que al menos el 10% de las utilidades de la empresa deben destinarse a la PTU. Este beneficio se paga una vez al año, generalmente antes del 20 de mayo.

RFC

El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) es un identificador tributario en México. Consiste en una clave alfanumérica única asociada a personas físicas o morales, utilizada para propósitos fiscales y comerciales.

Las personas físicas obtienen su RFC a partir de su nombre, fecha de nacimiento y otros datos, mientras que las personas morales lo obtienen a partir de su denominación o razón social.

El RFC es necesario para realizar transacciones financieras, presentar declaraciones fiscales, emitir facturas y llevar a cabo actividades comerciales en México.


Cuotas Obrero-Patronales

Las cuotas obrero-patronales son las aportaciones que tanto el trabajador como el empleador realizan para garantizar la seguridad social y conformar un fondo para el retiro.

Estas cuotas incluyen aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).

Se calculan a partir del salario base de cotización del trabajador y cubren prestaciones como seguro de riesgos de trabajo, seguro de invalidez y vida, seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez, entre otros.

El pago de estas cuotas es obligatorio y es fundamental para asegurar la protección social y el bienestar de los trabajadores.


Complemento de Pagos

Los complementos de pago en una nómina son elementos adicionales que se incluyen en el recibo para registrar pagos extraordinarios o conceptos específicos, como bonos, gratificaciones, comisiones, entre otros.

Estos complementos son fundamentales para reflejar de manera precisa y detallada todos los conceptos que integran la remuneración del trabajador, lo que contribuye a la adecuada gestión de la nómina y al cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales.


Ley Federal del Trabajo

La Ley Federal del Trabajo es un cuerpo legal en México que regula las relaciones laborales. Establece los derechos y obligaciones de los trabajadores y empleadores, las condiciones de trabajo, la jornada laboral, el salario, las prestaciones, la seguridad e higiene en el trabajo, entre otros aspectos.


Nómina Electrónica

La nómina electrónica es un documento digital que detalla los pagos y deducciones de los trabajadores. Debe cumplir con requisitos específicos, como la inclusión de la firma digital del empleador, los datos del trabajador, los conceptos de pago, entre otros.

Este formato electrónico permite una gestión más eficiente y segura de la información laboral y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales. 


SUA

El Sistema de Cálculo de las Obligaciones Patronales (SUA) es una herramienta proporcionada por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) que permite a los patrones calcular las cuotas obrero-patronales que deben pagar.

El SUA facilita el cálculo de las contribuciones al IMSS, como las aportaciones de seguridad social, el seguro de riesgos de trabajo y el Fondo Nacional de la Vivienda. Además, proporciona a los empleadores una forma eficiente de gestionar y presentar la información necesaria para el pago de las cuotas obrero-patronales.


Factor de integración

El factor de integración es un coeficiente utilizado en el cálculo de ciertas prestaciones laborales en México, como el aguinaldo, las vacaciones y la prima vacacional, y se determina en función de los años de servicio del trabajador.

El cálculo del factor de integración se realiza mediante la fórmula: 

[(prima vacacional x días de vacaciones) + días de aguinaldo + 365 días] ÷ 365 días

A partir de 2023 el factor de integración mínimo es de 1.0493, al modificarse de 6 a 12 los días de vacaciones en el primer año.

Afore

Las Afore (Administradora de Fondos para el Retiro) son empresas privadas autorizadas por el gobierno para administrar los fondos de ahorro para el retiro de los trabajadores en México, que se componen de las aportaciones que estos realizan durante su vida laboral, y están reguladas por la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (CONSAR).

El objetivo de las Afores es garantizar que los trabajadores tengan un fondo que les permita mantener su calidad de vida después de dejar de trabajar.


Para terminar

Comprender los conceptos básicos de nómina es esencial para garantizar un cálculo preciso y cumplir con las normativas laborales. En Ventuk reconocemos la importancia de mantenerse al día con los cambios en las regulaciones.

Por eso mantenemos actualizada nuestra plataforma para abarcar todos los conceptos y cálculos relevantes, haciendo que la administración de nóminas sea eficiente y sencilla. 

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Fuentes: 

SumUp - ¿Qué es una nómina? 

BBVA - Estructura de la nómina

IMSS - Conoce al IMSS

Veritas - Nómina y créditos Infonavit

Taxdown - ¿Qué es el IRS?

Expansión - ¿Qué es un comprobante fiscal?

Ventuk - ¿Qué es el SBC?

Gobierno de México - Aguinaldo

ContadorMX - Factor de Integración