Al realizar el proceso de pago de impuestos relacionados a la nómina, suelen surgir diferencias que las empresas deben atender para evitar sanciones que pudieran afectar su operación.

En este blog abordaremos algunas de las más comunes y sugerencias de cómo solucionarlas.

Las diferencias

El director de Ventuk, Alberto Serrano, señaló que las empresas suelen enterarse de problemas respecto a diferencias en el ISR retenido y el enterado hasta que les llegan notificaciones o auditorías del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y no de manera previa en un proceso de revisión. Indicó que estas discrepancias surgen al comparar lo calculado en la nómina con lo efectivamente pagado.

Entre los problemas comunes también se encuentra la diferencia en las fechas de pago y la aplicación en el mes correspondiente.

"Puedo tener el pago para un mes, pero al momento de timbrar, se subió en la fecha de pago de otro mes, lo que puede causar diferencias en el SAT", afirmó.

Además, suelen presentarse timbrados duplicados, que pueden ocurrir por movimientos internos en la empresa o problemas de comunicación con el SAT.

Otros errores detectados y que pueden relacionarse con los CFDI son:

• Diferencias en los conceptos de la nómina.

• El mapeado de conceptos de nómina contra los conceptos del SAT.

• Diferencias por nóminas que no se han timbrado aún.

• Errores en los datos de los empleados, ocasionando que queden pendientes de timbrarse.

• Falta de información por la rotación, lo que genera timbrados pendientes.

• Duplicidad de CFDI y la cancelación de los timbres.

• Cuando se recalcula o se desafecta alguna nómina y por error no se cancelan los timbres anteriores.

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Recomendaciones para las empresas

Para evitar estos problemas, Serrano recomienda revisar y validar la información, conciliando los CFDI emitidos contra los contabilizados y lo declarado.

Serrano también sugirió timbrar la nómina una vez que se haya pagado. Es esencial que el ciclo de nómina esté validado, incluyendo procesos de altas, bajas, incapacidades y otras incidencias.

"Asegurarnos de que se cumple este proceso completo es clave. Una vez que ya se tenga el timbrado y luego el pago de las contribuciones, todo debería cuadrar", indicó.

Recalcó que es importante utilizar un conciliador de CFDI para validar que las facturas correspondan a la información de los empleados y que los montos pagados estén correctos tanto en el SAT como en el timbrado.

Como referencia, un conciliador valida lo que se tiene en el sistema contra lo que tiene el SAT, permitiendo corregir cualquier diferencia antes de que cause problemas o multas.

"Una vez que ya tenemos la conciliación de los CFDI a nivel de empleado, nómina y concepto, debemos validar también con un visor de nómina. Esto permite revisar lo retenido, lo enterado y lo pagado de impuestos en una sola pantalla", comentó Serrano.

Enfatizó además la importancia de coordinar las áreas de nómina y finanzas para evitar errores.

"Es muy fácil coordinarlo y, a través de las herramientas adecuadas, asegurarnos de que la información emitida esté correcta. Esto evita muchos errores y problemas mayores", finalizó.

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