En el proceso de implementación del CFDI 4.0, la versión de nómina es la que registró el avance más lento, razón por la cual el Servicio de Administración Tributaria (SAT) prorrogó su obligatoriedad dando más tiempo de preparación a empresas y empleados.

¿Cómo pueden aprovechar este tiempo?

Es importante recordar que el SAT anunció que se prorrogará hasta el 1 de julio de 2023 el uso obligatorio de la versión 4.0 del CFDI de nómina; sin embargo, para el resto de las operaciones esta versión ya es la única aceptada desde el 1 de abril de este año.

Para el uso la nueva versión para la nómina, los datos del trabajador que se deben integrar son:

• RFC.

• Nombre completo.

• Código postal del domicilio fiscal.

• Régimen fiscal.

Nota: es importante mencionar que los datos mencionados deben coincidir con los que se encuentran en la constancia de situación fiscal de cada empleado. 

Muchas empresas manifestaron enfrentar complicaciones para obtener la información correcta de los empleados. Por ello, se habilitaron diferentes opciones para obtener la información necesaria:

• Constancia de Situación Fiscal de los trabajadores: El trámite para la obtención de este documento debe realizarlo de manera personal cada trabajador a través del portal del SAT, la aplicación SAT ID o en las oficinas de atención al contribuyente.

• Datos Fiscales: Los empleados pueden solicitar sus datos en este portal mediante su CURP o RFC, mismos que serán enviados en un link de descarga a algún correo electrónico que tengan dado de alta en los aplicativos del SAT.

• Consulta masiva: Las empresas podrán realizar por única ocasión la solicitud de los datos fiscales de los empleados que tengan más de un año de antigüedad de conformidad con la ficha de trámite 320/CFF Solicitud de datos en el RFC de asalariados, contenida en el Anexo 1-A.

Las recomendaciones

Alberto Serrano, director de Ventuk, comentó que es importante realizar pruebas con la versión 4.0 para detectar problemas y solucionarlos, evitando con ello sanciones cuando ya esté la obligatoriedad.

Además, utilizar las diferentes opciones que ha brindado la autoridad para conseguir la información fiscal de los colaboradores y actualizarla para lograr el timbrado de los CFDI.

Es importante validar toda la información de los sistemas de nómina con la que cuenta el SAT pues suele haber diferencias, por ejemplo, en el código postal, nombre o dirección.

También, comprobar que los complementos de nómina requeridos estén incluidos en el CFDI, como el complemento de leyendas fiscales y el complemento de incapacidades, además de verificar que el sello digital y el certificado de sello digital sean válidos y estén vigentes.

Otro punto relevante es capacitar al personal encargado de los procesos de nómina y timbrado para que estén al tanto de las últimas regulaciones y cambios en el proceso.

Serrano resaltó la relevancia de sensibilizar a los colaboradores sobre la importancia de contar con la información fiscal correcta y apoyarlos de ser necesario, pues existe el riesgo de no poder deducir los pagos que se les hacen y esto tendría un efecto negativo para la empresa.

Personal del SAT pondrá especial atención a los tiempos y vigencias de los timbrados, los cuales van de 3 a 11 días dependiendo del tamaño de la empresa, y se revisará que el timbrado se haga una vez que se pague y que esas fechas se den en los rangos que tienen por ley. Si se excede de esas fechas, los CFDI no serán deducibles y habrá un impacto en el tema de impuestos.

Existen herramientas que te ayudan a conciliar la información de la nómina con el SAT como es el caso de Conciliador de información fiscal de empleados y Mi Expediente Digital, de Ventuk, entre otras funciones más. Solicita una demostración para conocer más en este enlace.